Systems Thinking ~ Beyond what you think

Efektivitas, Efisiensi dan Teknik Industri

Waktu saya membaca judul skripsi mahasiswa TI, kadang kening saya berkerut [bingung atau nggak faham nih ya  he he ?]

Contohnya kira-kira adalah:

-         Aplikasi six sigma di perusahaan ***  untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

-         Overall Equipment Effectiveness sebagai indikator peningkatan efektifitas dan efisiensi mesin di perusahaan %%%

-         Pemodelan dan Simulasi Sistem Dinamik di Rantai Pasok untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

Sounds familiar?

So, adakah masalah dengan judul-judul tersebut?

Nggak juga, everything is oke, so far so good

Tetapi …

Istilah “efektivitas dan efisiensi” atau ada juga yang menerjemahkannya sebagai “sangkil dan mangkus” sepertinya sering kehilangan makna. Seringnya istilah-istilah tersebut hanya menjadi ‘bumbu’ atau ‘jargon’ atau ‘retorika’ tanpa makna. Agar kelihatan canggih, ilmiah, keren, bombastis, dipakailah istilah tersebut. Sekadar retorika.

Berkali-kali saya menemukan sendiri kasus (terutama saat sidang sarjana), mahasiswa menggunakan kedua istilah itu tanpa benar-benar memahaminya.

Padahal …

Sebagai seorang insinyur, kita dituntut untuk selalu berpikir akurat dan bertanggung jawab. Coba kita bayangkan ilustrasi berikut:

Anda sudah lulus dan menjadi pimpinan proyek. Di kontrak proyek anda, dituliskan bahwa tujuan proyek adalah:

“membangun sebuah pabrik Ammonia berkapasitas ### MMBtu yang dapat beroperasi dengan efektif dan efisien”

Anda terima dengan senang hati. Toh skripsi saya dulu juga pakai istilah tersebut. Toh saya lulus juga. Jika project objective anda seperti itu dan anda menerimanya dengan senang hati, sudah hampir dipastikan riwayat profesi anda sebagai young project manager sudah selesai, wassalam.

Mengapa?

Karena tujuan proyek anda sangat tidak jelas dan multi-interpretasi. Akan sangat mudah bagi klien anda, atau project sponsor anda untuk melakukan pemuluran cakupan proyek (scope creeping). Istilah “efektif dan efisien” di kontrak anda itulah masalahnya. Istilah tersebut tidak pas untuk digunakan karena sangat kabur dan multi tafsir (jadi inget

kan

istilah SMART di project management).

Apakah itu berarti kita tidak boleh menggunakan istilah efektif dan efisien?

Tentu boleh, asalkan kita memahami dengan tepat dan menggunakannya dengan bertanggung jawab pula.

Efektivitas: do the right things, melakukan hal-hal yang tepat

Efisiensi: do things right, melakukan hal-hal dengan tepat

Jadi sebelum kita bicara efisiensi, kita harus yakin bahwa kita efektif.

Contoh

Ilustrasi fiktif berikut mudah-mudahan bisa menambah pemahaman kita.

Anda adalah komandan pasukan pengamanan presiden. Pagi buta anda mendapat SMS dari Sekretariat Negara: “harap siapkan pengamanan di Istana, pagi ini jam 11:00 Presiden akan mengadakan pertemuan dengan mahasiswa, 500 orang”. [Wuih, 500 orang… mahasiswa lagi pikir anda].

Mendapat berita tersebut, otomatis anda langsung bangun. Seusai protap, menyiapkan pasukan, briefing, sterilisasi, membangun perimeter di sekeliling Istana Negara Jakarta. Anda cek dan ricek, oke semua. Anda tidak ingin kecolongan. Semuanya telah dilakukan dengan tepat. Anda telah sangat efisien menjalankan tugas.

Pukul 8 pagi, anda dikontak kembali oleh SekNeg. Kali ini melalui telepon. “Saudara Danpaspampres, bagaimana anda ini kok tidak menjalankan tugas. Saya

kan

sudah minta pengamanan di Istana. Sampai jam segini, mana persiapannya?”

Anda jadi heran. Balas anda “lha bagaimana tho pak SekNeg, saya SUDAH menjalankan tugas. Pasukan sudah stand-by dari jam enam pagi. Protap protokoler sudah digelar”

Kedua pihak bingung, sampai kemudian istri pak Sekneg menyela “Pak, habis mendampingi Presiden wawancara dengan mahasiswa, nanti langsung antar saya ke MALIOBORO naik becak aja ya??”

Got the point??

Komandan tadi telah sangat efisien. Beliau telah menjalankan hal dengan sangat baik. Sayangnya ‘hal’ yang dia lakukan tidak tepat sasaran. Bukan sesuatu yang seharusnya dia lakukan. Beliau tidak efektif.

He has done things right, but unfortunately they are not the right things.

Karenanya, saya sangat cocok dengan jargon berikut ini:

“It is so useless to do something extremely well but not necessary”

Efektif, Efisien, dan Teknik Industri

So, bagaimana hubungannya dengan IE-ers?

Terkait dengan pekerjaannya, akhirnya IE-ers dituntut berpikir kritis sebelum melakukan sesuatu.

Saat bos anda menyuruh anda mengerjakan sesuatu. Anda harus berpikir sejenak untuk melihat, “benarkah ini solusi terbaik dari masalah itu?” – efektivitas. Baru setelah anda yakin bahwa ini solusinya, lakukan sebaik-baiknya – efisien.

Saat anda mendapat keluhan dari pelanggan, anda harus yakin terlebih dahulu bahwa apa yang dikeluhkan benar-benar merupakan akar masalah pelanggan tersebut? Perlu diingat bahwa kadang pelanggan memang punya masalah tetapi tidak bisa mengartikulasikan masalah tersebut dengan baik.

Anda harus yakin bahwa anda efektif sebelum akhirnya efisien.

Kuis

Akhirnya tulisan ini ditutup dengan kuis kecil. Saya ambil dan modifikasi kasus ini dari sebuah buku yang pernah saya baca.

Silahkan berpartisipasi dengan mengisi komentar di bawah. Semua data yang tidak ada tapi diperlukan (contoh: jumlah pengguna, waktu tunggu, waktu antar kedatangan, kapasitas lift, kecepatan lift, jumlah lift, demografi, temperatur lift, dsb) silahkan diasumsikan sendiri. Anda bisa menggunakan pendekatan IE yang manapun. Cukup sampaikan garis besar pemecahan masalahnya, tidak perlu detail.

Anda bekerja di sebuah perusahaan MNC besar, memiliki gedung sendiri yang berlantai 21. Lantai 1-13 disewakan, sementara lantai 14 ke atas digunakan sendiri. Gedung tersebut masih baru, lantai 1 adalah lantai lobi di mana petugas keamanan dan resepsionis berada.

Manajemen telah mendengar keluhan berkali-kali dari pelanggan (penyewa, karyawan, tamu) bahwa lift yang disediakan masih kurang. Pengguna harus menunggu lama untuk memanfaatkan lift, terutama saat jam masuk kantor. Di jam-jam lain termasuk jam pulang kantor, lift cukup nyaman digunakan.

Ada

usulan agar jumlah lift ditambah.

Anda sebagai IE, ditugasi oleh atasan anda untuk mengkaji masalah ini dan memberikan usulan solusi. Dengan menggunakan ilmu ke IE-an anda, berikan saran anda !!

(c) b oe d

Sebelum bersama
Sebelum mengucap ikrar bersama
Biasanya kita berjanji
Biasanya kita meminta janji
"setelah nanti aku kan berubah"
"setelah nanti aku kan menjadi seperti yang kau inginkan"
"setelah nanti kau seyogyanya begini - semestinya begitu - ubah perangai ini- tambah sifat itu"

Saat telah berikrar - setelah bersama
Janji tertagih
Saat telah berikrar dua menjadi satu
Janji diburu

Menunggu perubahan itu
…
…
…

[ Manusia diciptakan dengan keunikannya
Maka berhentilah menghakimi, mulailah mencintai
Karena perbedaan itulah inti dari kebersamaan ]

Ikhlas …

(c) boed

Memberi …
Hmm… kadang kata ini menjadi pilihan terakhir tindakan kita
Karena …
Memberi adalah kehilangan, memberi adalah pengorbanan, memberi adalah …

Lihat di mana-mana orang sibuk meminta
Rumah dirobohkan supaya dapat meminta
Tandatangan di kontrak supaya dapat meminta
Mulut berbusa bicara supaya dapat meminta

Peluit di pinggir jalan supaya dapat meminta

Dan seterusnya supaya dapat meminta

….

Tapi tunggu…
Engkau tak kan hidup selamanya

Tidakkah ini yang lebih baik …
Memberi ???
Karena

Sejatinya
milikmu adalah apa yang kau berikan
bukan apa yang kau simpan

(c) boed

Salah seorang rekan praktisi menanyakan ke saya melaui email bagaimana kompetensi IE bisa berperan di industri konstruksi. Berikut adalah petikan jawaban saya:

–

Menurut pendapat saya memang ada perbedaan yang sangat mendasar dari sisi operasional bisnis dari perusahaan konstruksi (seperti Rekayasa atau Keppel) dengan perusahaan manufaktur (seperti Astra International). Perusahaan manufaktur biasanya menggunakan pendekatan operations management karena sifat operasinya yang terus-menerus, produksinya yang masal. Perusahaan konstruksi biasanya menggunakan pendekatan project management karena hidupnya dari satu proyek ke proyek yang lain. Produknya biasanya unik dan sifatnya tidak masal.

Akibatnya perusahaan yang berbasis proyek biasanya tidak bisa langsung memanfaatkan konsep-konsep yang digunakan di manufaktur, seperti Six Sigma, Statistical Process Control dan sejenisnya. Saat saya masih di industri (kebetulan saya dulu bekerja di EPC company), perusahaan kami pernah mencoba menerapkan six sigma pada proyek. Ternyata agak kesulitan karena six sigma biasanya digunakan untuk produksi masal (sehingga muncul konsep seperti DPMO). "Produk" perusahaan kami biasanya unik: satu pabrik X di tempat A, pabrik Y di tempat B, platform Z dst.

Mengenai penerapan ilmu TI di konstruksi akhirnya memang sangat
tergantung kondisi dari masing-masing perusahaan. Tapi salah satu inti tujuannya nanti adalah peningkatan produktivitas dan kualitas dari bisnis proses secara sistemik.

Yang terpikirkan oleh saya, karena perusahaan berbasis proyek, hidup mati tergantung proyek, maka salah satu fokus utama perusahaan adalah bagaimana melakukan delivery proyek secara efektif (do the right things) dan efisien (do things right).

Dalam hal ini, disiplin ilmu teknik industri dengan konsep sistemnya
bisa sangat berperan. Contoh konkretnya misalnya adalah mengembangkan:

a. sistem untuk membantu pengambilan keputusan tentang proyek-proyek apa saja yang harus "dikejar" dari sekian banyak pilihan, bagaimana strategi bidding-nya, bagaimana cara mengestimasi biayanya, bagaimana mengubungkan tingkat resiko dan kontrak.

b. sistem untuk megelola hubungan (HR, budget, time, material,
kontrak) antara satu proyek dengan proyek lain yang sedang dieksekusi bersamaan (manajemen portofolio)

c. sistem untuk "menyimpan pengalaman" dari proyek-proyek sebelumnya (knowledge management). Bagaimana kita bisa belajar dari pengalaman proyek sebelumnya? Seperti kita tahu turn-around di perusahaan konstruksi cukup tinggi. Yang menjadi tantangan adalah bagaimana caranya agar "karyawan boleh keluar masuk perusahaan tetapi pengetahuan mereka bisa ditinggal di perusahaan".
[ Kebetulan saat ini saya sedang melakukan penelitian S3 di bidang (c) ini di National University of Singapore ].

Dan seterusnya, termasuk memodifikasi konsep kualitas di manufaktur agar bisa diterapkan di proyek, menerapkan konsep SCM untuk vendor-vendor kita, dsb.

Akhirnya hal apa yang akan dilakukan oleh departemen TI sangat tergantung pada prioritas kebutuhan di perusahaan tersebut.

(c) boed